开电话会议
Steve发布于 2009/8/19 22:37:36 | 8004 次阅读  [][][]
文章来源:FTChina 关键词:职场 电话会议
点击查看类别新闻

相关推荐

只要提到电话会议,你很快就会发现,企业界对此的态度两极分化得十分严重。

一方面,有人为电话会议大唱赞歌,认为它是一种能够提高生产力的商业工具,也有助于在预算紧张之际削减差旅成本。

而另一方面,也有人对电话会议深恶痛绝,认为它很不实用,是实体会议的拙劣替代品。

 

但不论好恶,电话会议已成为商界生活中一项无可避免的固定成分。

“离开电话会议,我就无法工作,”高伟绅律师事务所(Clifford Chance)的欧洲合伙人托尼•里维斯(Tony Reeves)表示。“我的客户遍布全球,处于不同的时区。电话会议是把大家召集起来的唯一办法。”但他补充称,有两条黄金法则:“首先,必须有会议议程和一位遵守议程的主持人;其次,不能使用没有静音功能的手机。”

里维斯表示,如果不设议程,电话会议会很快陷入混乱,或被“绑架”。他同时警告称,议程必须简短,因为在电话会议中,与会者的注意力更容易转移,他们会忘记该在哪部分参与讨论。

之所以应把手机设成静音,是因为手机容易接收和扩大背景噪音。在别人发言时,这种噪音会对虚拟会议构成干扰,并显著降低其效率。

咨询公司Equality Works首席执行官简•法雷尔(Jane Farrell)持类似观点:“在电话会议中起重要作用的规定,也就是那些在实体会议中起到重要作用的规定。” 她与里维斯一样,对优秀主持人的作用深信不疑。“你需要一名能够引导会议进程、并保证人人都有机会发言的主持人。主持人还将引导通话,比如在某人发言不清时指出,“我们想知道一些更多的细节。”

兰卡斯特大学管理学院(Lancaster University Management School)的商业心理学教授卡里•库珀(Cary Cooper)表示,一名优秀的主持人还应善于化解冲突。“缓解电话会议上的冲突可能会困难得多。在实体会议上,如果争论激化,人们通常会休息片刻。”他解释道,在没有亲临会场的情况下,人们往往更加不受拘束:“如果你想要顽固到底、阻碍事情发展,或者与人争吵、做出恶劣行为,那么在电话会议上要轻而易举得多。”

里维斯认为,如果与会者彼此曾面对面接触过,那么电话会议的效率会显著提高。“认识你的听众非常重要,因为你看不到、也无从判断他们的肢体语言。你也无从知晓他们的资历或知识水平。”

此外,还涉及一个与会者人数的问题。法雷尔表示,理想状态下,人数应该在6人以下,绝对不能超过10人。但里维斯指出,“四个吵吵嚷嚷、只说不听的人,可能比十个行为端正的人更成问题。”

但无论如何,在较大型的电话会议上,你需要在每次发言时做自我介绍——这可能会让人感觉很怪异。此外,一名优秀的主持人应该在会议结尾时进行总结。说到这一点,我们还需指出,必须设定明确的时间限制,任何超过一小时的会议,都有可能受到“收益迅速递减”法则的影响。

对于常规的电话会议而言,上述所有规定都相当简单明了。但如果召开“分流电话会议”(split call)——即一部分人在会议室、其他人在别处参加会议——那么情况就会变得有些复杂。

 

法雷尔表示,此类电话会议可能不好控制,但却值得尝试。“我组织过这样的会议:我们大多数人都在会议室,但有一人在爱丁堡通过手机连线会场,还有一个人在贝尔法斯特。这种灵活性非常吸引人,尤其是在某些事项需要快速讨论的情况下。”

她表示,虽然电话会议有别于亲临会场,但它真正的好处是使人们得以灵活地工作。但她补充称,必须注意确保远程与会者参与讨论。

并不是所有人都深信电话会议的好处。媒体策划厄米利亚•希布斯(Amelia Hibbs)就对此不感兴趣:“我觉得它们令人讨厌,”她表示,“与会者身处各个不同的地方,而人们却跟你说,这与真正的会议类似。实际上,两者大不相同。你总是可以听到他们翻页、打字,以及溜出去时关门的声音。”

 

希布斯补充称,人们的拨入时间常常会晚,而且如果有超过两个人开始发言——在实体会议上,这是正常现象——就会很快让人听得不知所云。

此外,如果召开的是“分流电话会议”,还可能形成一种“他们和我们”的文化。

但她表示,最糟糕的是,在许多事情都讲究微妙的广告行业工作,无法阅读肢体语言是一大劣势。“我还发现一个非常好笑的现象,电话会议会令人们表现出不成熟行为。有时你几乎可以听到他们在做鬼脸。”

所有这一切都指向这样一个问题:视频会议是否能够避免这些问题?答案是“可以”,但视频会议又有其自身的严重问题,尤其是其不便之处——与会者往往需要前往事先预定好的房间。此外,如果仅仅是通话,那么你在哪里都可以扮演与会者的角色。里维斯谈道:“上一次滑雪时,我所在公寓对面的阳台上有一个家伙在出席一场听上去非常专业的电话会议,当时他穿着一条平脚短内裤。”

作者:英国《金融时报》赖默•里格比(Rhymer Rigby)   译者/章晴

分享到:

MSN/QQ推荐 加入收藏 马上打印 我要投稿 给编辑写信

乐学声明:乐学网登载此文出于传递更多信息之目的,并不意味着赞同其观点或证实其描述。文章内容仅供参考。

对此篇报道打分

当前平均分: 0.07(共 2358 人打分)

-5-4-3-2-1012345
我来评论

评论标题:

您的姓名:

您的评论:*

验证码:看不清?点击更换

评论列表

最新新闻

最火新闻

精彩评论

  • LZ看来你找到不生气的角度了,所以才一直在这儿写评论^_^

    PP对新闻:当你遭遇难以接受的业绩考评的评论

  • 见过很多种跳槽,觉得比较傻的是那种一气之下的跳槽,以及带着对原来单位无比怨恨的跳槽。

    润轩对新闻:别被跳槽闪了腰的评论

  • 好心态不是不生气,而是面对生气的事情找出不生气的角度。比如这个乐学网站,我经常遇到的事情是我明明写了正确的验证码,它常常说“错误”,害得有些评论白写。而且我给这个网站提了至少3次意见,都没有反馈。我想我会练练耐心,试试我需要提多少次意见才会引起管理者注意和改善。

    润轩对新闻:当你遭遇难以接受的业绩考评的评论

  • 这是个适者生存的世界,那些生存下来的就制造规则约束其他人;被规则的人是痛苦的,敢打破规则需要超越痛苦但可以换种方式生存

    匿名人士对新闻:创业梦与马云局的评论

  • 坚持真的很重要

    匿名人士对新闻:80后的创业故事:破釜沉舟的勇气和反复创业的斗志的评论

  • 当我们的新闻里还在讨论应该如何内容监管,以保护青少年免受手机上网引发的黄色信息泛滥的侵害时,人家已经在研究如何从教育上传授给青少年形成自己的判断与抉择。这就是差距。

    v对新闻:[双语]职业与子女难两全?女性需学会抉择的评论

  • 讲的很好

    刘金华对新闻:谁才是职场中最可怕的人的评论

  • 讲的很好

    刘金华对新闻:谁才是职场中最可怕的人的评论

  • 好像跟行业有关,公关公司的人好像就习惯用“亲爱的”来称呼彼此,开始还觉得怪怪的,叫多了也习惯了,想学校里那些小男生小女生都老公老婆随便叫,“亲爱的”就“亲爱的”吧……

    v对新闻:别叫我“亲爱的”,我们没那么熟的评论

  • 是篇好文章,但作者的“怀疑”却有些莫名其妙,

    匿名人士对新闻:雇主真的替员工着想?的评论

  • 所谓专业人士其实就是我们所谓的高级白领界层了,中产显得俗气,专业显得都是知识精英,这许是福塞尔所谓的格调一族吧

    专业人士对新闻:别叫我中产阶级,我只是专业人士的评论

  • 难道是夫人翻译的?:)原文作者是说调查公司SurePayroll Inc.的老总Michael Alter建议说工作场所用"What the French toast?" 来代替“what the F"or "brother trucker."来代替“B**S"这类粗口,他还建议用"Oh shift," 来代替Oh S**t,老实说,这种情形在企业文化中早就存在,根本就不用他们来建议,但是,但是,什么是 “他似蜜”和“傻得可爱”???哈哈。

    周老六对新闻:他似蜜?他x的?工作场合还是少念三字经的评论

  • 到了第三页就跳不动了,怎么办啊?

    匿名人士对新闻:另类的辞职方式:递交辞职版超级玛丽的评论

  • 占着茅坑不拉屎,心里问题。超强拉肚子,也不需要14个坑啊?还是心里问题。

    匿名人士对新闻:女研究生过关斩将勇夺14个offer 向"面霸"取真经的评论

  • 一个人不是只能做一份工吗?拿14份offer,那不是浪费资源吗?这么傻的举动,怎么还要宣扬?

    匿名人士对新闻:女研究生过关斩将勇夺14个offer 向"面霸"取真经的评论

  • 多谢捧场!推荐他们来这里看更好!不定期连载中,哈哈……

    小V对新闻:[小V在现场]细节细节还是细节的评论

  • 多面手的人才啊

    匿名人士对新闻:[皮蛋招聘会见闻]找工作,你真的准备好了吗?的评论

  • 皮蛋同学还谦虚地不好意思把文章自己贴过来呢!写得真不错啊,特此奖励梦龙一根,中午或者下班找小V兑现吧!就这么说定了!其他同学加油向皮蛋看齐哦!哈哈!

    小V对新闻:[皮蛋招聘会见闻]找工作,你真的准备好了吗?的评论

  • 不知皮蛋同学做什么方面的工作,不会是做文案的吧?

    求职者对新闻:[皮蛋招聘会见闻]找工作,你真的准备好了吗?的评论

  • 好真实的经验!书本上没有的,其他抄来抄去的文章里没有的。要转给大学生去看看

    匿名人士对新闻:[小V在现场]细节细节还是细节的评论

  • 老生常谈了,可就是还是有人要出问题。看来还是要继续谈下去。面试不止,谈话不息

    旁观者对新闻:八种求职者最易被面试官拒绝的评论

  • 为什么女子要如男???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????

    匿名人士对新闻:谁说女子不如男?的评论

  • 上天造了男人和女人,就是让这世界变得有趣,现代社会让他们的差异日益缩小,可怜哦!

    润轩对新闻:谁说女子不如男?的评论

  • 成云兄啊,你这得道高人终于出现啦。记得你刚去普陀的时候我们还见过一次,一晃多年过去了。我晚点写邮件给你吧。

    Lu对新闻:丰 年的评论

  • 新和兄也写“端的是”了,呵呵。今天发现了老朋友了。

    匿名人士对新闻:丰 年的评论

  • 大学生觉得自己最大的障碍是没经验,企业却觉得学生最大麻烦是没耐心。这是今天东方早报发布的。

    润轩对新闻:金融危机击不破上海大学生留沪情结的评论

  • 我想这个标题应该有个副标题:限优秀职场人士阅读。事实上文中有些观点是为跳槽者面对新雇主/猎头准备的。

    润轩对新闻:应届大学生求职面试如何谈薪水的评论

  • 为什么是搞定面试官而不是我们自己呢?要知道,连自己也搞不定的,怎么可能搞定别人呢?

    娃娃对新闻:九句电影台词彻底搞定面试官【双语】的评论

  • 鲍曼是个孩子,去GOOGLE是选择不当,但居然还不领GOOGLE的情,忘了人家成就自己的苦衷,不懂感恩。这么任性,下家一定要有足够的宽容心。谁呢?

    润轩对新闻:Google顶尖设计师离职,撰文批评公司缺乏灵活性的评论

  • 如果你正在经营自己的人生,你做任何事都无需征求任何人的许可。那你永远都是一个孤家寡人,哈哈哈。

    孤家寡人对新闻:给失业者的建议的评论

Google

广告